1. כללי:
1.1 מתן מענה שוטף לשלושת הוועדים: אגש"ח, אגודה קהילתית וועד מקומי.
1.2 מהווה כתובת מרכזית ומתן מענה שוטף לצוות המשרדים, לוועדים השונים, בעלי תפקיד, וועדות, חברים ותושבים.
2. תחומי אחריות:
2.1 מתן סיוע צמוד ומתן מענה שוטף לצרכים המקצועיים של מנהלי מטה בהנהלת הקיבוץ (מנהל קהילה, מנהל עסקי, מנהלת משאבי אנוש ומנהל כספים).
2.2 אחריות כוללת לניהול משרד המזכירות: ניהול יומנים, תיאומי פגישות וישיבות, זימון המועדון לצורך ישיבות / אסיפות, הכנת חדר הישיבות לישיבות, טיפול ואירוח אורחי המנהלים והוועד, מתן מענה לטלפונים ומיילים, הדפסת מכתבים ופרוטוקולים, סיכומי פגישות, תיוקם ותיוק מסמכים ומכתבים על פי הנהלים והתקנות והפצת חומר לציבור בהתאם לדרישות המנהלים.
2.3 גביית מיסי קהילה ותשלומים: טיפול בכל נושא גבית מיסי קהילה ותשלומים מהתושבים (סליקת כרטיסי אשראי וקבלת צ'קים), מעקב אחר ביצוע תשלומים והעברה לטיפול המנהלים במידת הצורך, ביצוע משימות מחוץ לקיבוץ: הפקדות בנקים (ראש פינה וק"ש), איסוף דואר מהמועצה, שליחויות, חלוקת צ'קים, משימות דואר.
2.4 אחריות על מבנה המשרדים: תחזוקת המבנה, קריאה לאנשי מקצוע, ציוד משרדי (קבוע ומתכלה), כיבוד ומעקב אחר הוצאות, אחריות על עובד/ת ניקיון המשרדים.
2.5 מהווה כתובת לכלל תושבים וחברים: כתובת לפניות הציבור, מענה טלפוני ואינטרנטי וניתוב פניות התושבים בהתאם לצורך, אחריות להפצת מידע לציבור בכלל ערוצי התקשורת כולל אתר אינטרנט, לוחות מודעות, תאי דואר ומקומי, כתובת ראשונית לתושבי היישוב והוצאת מכתבים שונים (ביטוח לאומי, מס הכנסה, אישור חבר קיבוץ וכו').
2.6 אחריות על מידע: על הסדרה ועדכון שוטף של קובץ אוכלוסיית מחניים (חברים, תושבים ושוכרים), אחריות על ספר הטלפונים היישובי, ניהול ארכיון המזכירות.
2.7 אחריות על 2 רכבי קיבוץ (טסט, שטיפה, מעקב אחר סידור הרכב ותמיכה בתחום הדלקן).
2.8 סיוע לעובד הדואר במידת הצורך, חלוקת דואר מההנהלה לחברים.
